Jurnal kedatangan dan keberangkatan pegawai (jam kerja)- digunakan untuk mencatat kedatangan dan keberangkatan pegawai. Data yang dimasukkan dalam jurnal dapat menjadi dasar pengisian Time Sheet.
Contoh pengisian bagian utama jurnal:
Majalah ini memuat materi tambahan:
Kode Perburuhan Federasi Rusia tanggal 30 Desember 2001 N 197-FZ
- Bagian III. Kontrak kerja Bab 13. Pemutusan kontrak kerja (kutipan)
- Bagian IV. Jam kerja Bab 15. Ketentuan umum, Bab 16. Jam kerja
- Bagian VIII. Jadwal kerja. Disiplin kerja. Pasal 189 Disiplin kerja dan jadwal kerja
Majikan diharuskan menyimpan catatan waktu benar-benar dikerjakan oleh masing-masing karyawan. (Kode Perburuhan Federasi Rusia, Pasal 91)
Waktu kerja- waktu di mana karyawan, sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan internal dan ketentuan kontrak kerja, harus melakukan tugas ketenagakerjaan, serta periode waktu lain yang, sesuai dengan Kode ini, undang-undang federal lainnya, dan peraturan hukum lainnya tindakan Federasi Rusia, berhubungan dengan waktu kerja . Prosedur untuk menghitung norma waktu kerja untuk periode kalender tertentu (bulan, kuartal, tahun), tergantung pada durasi waktu kerja yang ditetapkan per minggu, ditentukan oleh badan eksekutif federal yang menjalankan fungsi mengembangkan kebijakan negara bagian dan peraturan hukum di bidang ketenagakerjaan. (Kode Perburuhan Federasi Rusia, Pasal 91).
Pelacakan waktu diselenggarakan dengan tujuan:
- memastikan kontrol atas kehadiran tepat waktu pekerja dan karyawan di tempat kerja, mengidentifikasi keterlambatan dan ketidakhadiran;
- memantau keberadaan personel di tempat kerja selama jam kerja, serta ketepatan waktu keberangkatan dan kedatangan karyawan pada waktu istirahat makan siang;
- mencatat keberangkatan tepat waktu karyawan dari pekerjaan pada akhir hari kerja;
- memperhitungkan waktu kerja yang sebenarnya, waktu henti, sakit, liburan dan bentuk penggunaan waktu kerja lainnya;
- pendaftaran ketidakhadiran.
Menurut Seni. 81 klausul 6 Kode Perburuhan Federasi Rusia, kontrak kerja dapat diakhiri oleh majikan jika ketidakhadiran, yaitu ketidakhadiran di tempat kerja tanpa alasan yang jelas sepanjang hari kerja (shift), berapa pun durasinya, serta dalam hal ketidakhadiran di tempat kerja tanpa alasan yang baik selama lebih dari empat jam berturut-turut pada hari kerja (shift).
Siapa di dalam organisasi yang harus mencatat jam kerja?
Setiap organisasi tertentu memutuskan masalah ini sendiri berdasarkan aktivitas spesifiknya. Kewajiban untuk menyimpan timesheets dapat ditentukan dalam kontrak kerja karyawan, uraian tugas, atau diberikan kepadanya dengan perintah tersendiri untuk kegiatan utamanya. Atas pelanggaran kewajiban pencatatan waktu kerja, pejabat yang bersalah bertanggung jawab tanggung jawab administratif, diberlakukan oleh Inspektorat Perburuhan Federal.
Menurut Gost 31282-2004 segel kontrol- perangkat indikator sekali pakai unik yang dirancang untuk mendeteksi akses tidak sah.
Sebelum mulai bekerja dengan Jurnal, Anda harus mengisi halaman judul dan sertifikasi. Pastikan untuk memasukkan nomor segel pada baris yang sesuai; tanpa ini, Jurnal tidak dianggap tersegel.
Informasi bermanfaat:
Apa saja persyaratan logbook personel dan bagaimana logbook harus dirancang sesuai dengan persyaratan tersebut, lihat video kami.
Di artikel ini Anda akan belajar
- Kapan sebaiknya Anda mempertimbangkan penghitungan otomatis keberangkatan dan kedatangan karyawan?
- Program mana yang harus dipertaruhkan?
- Mengapa Anda tidak harus selalu mempercayai mesin untuk mengontrol kedatangan dan keberangkatan karyawan
- Karyawan mana yang tidak terbaca oleh pemindai?
- Cara memastikan pelacakan waktu staf secara manual
Perusahaan kami memiliki tiga toko ritel dan produksi sendiri. Upahnya per jam. Sebelumnya, ketika stafnya berjumlah 150 orang, kedatangan dan keberangkatan karyawan satpam di pos pemeriksaan mencatat masuk kerja dalam jurnal khusus. Akuntan kemudian mentransfer informasi tersebut ke dalam spreadsheet. Ia harus menyisihkan waktu satu setengah hingga dua jam untuk mengisi tabel dan kemudian mentransfer datanya (biasanya dari hari sebelumnya) ke dalam program. Seiring pertumbuhan perusahaan, jumlah karyawan bertambah tiga kali lipat, sehingga mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan lima ratus karyawan menjadi sangat sulit.
Akuntansi kedatangan dan keberangkatan karyawan: cara pengendalian yang efektif
Lima tahun lalu, kami memutuskan untuk mengotomatiskan kontrol atas kedatangan dan keberangkatan karyawan. Awalnya kami memikirkan kartu elektronik - yang paling populer saat ini. Namun sistem ini sangat mudah untuk dilewati: karyawan cukup membagikan kartu pas mereka kepada mereka yang datang tepat waktu. Oleh karena itu, kami meninggalkan ide ini, meskipun sistem kartu lebih mudah digunakan - sistem ini praktis tidak memungkinkan kesalahan saat pendaftaran. Yang paling menarik adalah sistem biometrik waktu dan kehadiran BioTime.
Ini adalah pemindai sidik jari yang dipasang di pos pemeriksaan dan terhubung ke komputer tempat program khusus diinstal. Karena pintu masuknya umum bagi karyawan toko dan mereka yang bekerja di bagian produksi, hanya diperlukan empat pemindai: tiga di toko di pos keamanan dan satu di departemen akuntansi. Semuanya benar-benar identik, tetapi peralatan di departemen akuntansi memiliki program yang diinstal yang mengelola akun karyawan dan menyiapkan data analitis. Di sini informasi tentang karyawan baru dimasukkan ke dalam database. Omong-omong, database ini dapat disimpan di server mana pun: misalnya, kami menggunakan Microsoft SQL Server. Ini juga menyediakan pembuatan salinan cadangan secara otomatis jika terjadi kecelakaan. Oleh karena itu, jika terjadi sesuatu pada server, kami tidak akan kehilangan datanya.
Pemasangan sistem menelan biaya sekitar 80.000 rubel, dimana sekitar 20.000 rubel. dihabiskan untuk pembelian empat pemindai dan 15.000 rubel. - untuk membayar jasa konsultan pada tahun pertama dukungan teknis. Untuk bekerja dengan sistem, administrator sistem penuh waktu sudah cukup, tidak perlu mempekerjakan karyawan tambahan. Tidak diperlukan perawatan tambahan untuk peralatan itu sendiri. Seperti peralatan apa pun, ia memiliki masa pakai tertentu, tetapi dalam lima tahun kami hanya mengganti satu dari empat pemindai.
Akuntansi dan pengendalian kedatangan dan keberangkatan karyawan
Kini seluruh karyawan wajib menjalani pemeriksaan saat masuk kerja. Ketika seseorang meletakkan jarinya di pemindai, dia melihat nama belakangnya, nama depannya, dan patronimiknya di layar. Adalah kepentingannya untuk memastikan bahwa peralatan tersebut berfungsi dengan benar dan mengenalinya.
Kemudian, bagaimanapun juga, semua karyawan mendekati keamanan untuk menandatangani log - ini adalah prosedur wajib. Kami tidak dapat sepenuhnya lepas dari media kertas.
Tapi sekarang jurnal hanya digunakan dalam situasi kontroversial; ketika menghitung upah, departemen akuntansi tidak lagi mengacu padanya - ia bekerja dengan data elektronik: ia meminta laporan jam kerja, yang memberikan nama dan total waktu kerja untuk periode di bawah tinjauan. Program ini juga dapat menyiapkan berbagai laporan:
- jumlah jam kerja untuk jangka waktu tertentu;
- jam kedatangan;
- waktu perawatan;
- waktu di tempat kerja.
Sebelumnya, ketika situasi kontroversial muncul, perlu menghubungi karyawan lain, kepala departemen atau administrasi toko dan membuat keputusan berdasarkan data agregat. Sekarang versi elektronik kedatangan dan keberangkatan sudah cukup. Semua karyawan memahami hal ini, sehingga lebih sedikit karyawan yang datang terlambat, karena jika terjadi pelanggaran, mereka dapat kehilangan sebagian bonusnya. Sistem ini menyederhanakan pekerjaan tidak hanya departemen akuntansi, tetapi juga departemen sumber daya manusia, yang secara teratur menggunakan data pemindai.
Namun, bahkan mesin pintar seperti itu tidak selalu dapat mengidentifikasi seseorang dengan benar. Meski kemungkinan menggandakan sidik jari adalah satu dalam sejuta, terkadang terjadi kesalahan. Kebetulan peralatan tidak membaca sidik jari untuk pertama kalinya. Dan bahkan ada kasus ketika sistem mengidentifikasi karyawan yang salah.
Menurut saya ini adalah fitur biometrik, karena perangkat tidak memindai seluruh jari, tetapi sejumlah titik tertentu. Beberapa karyawan yang terlibat dalam produksi di toko panas atau bersentuhan langsung dengan peralatan mengalami kerusakan pada ujung jari mereka, baik termal maupun mekanis. Akibatnya, orang tersebut salah diidentifikasi.
Ada dua cara untuk mengatasi masalah ini.
Meningkatkan sensitivitas pemindai. Program ini mengizinkan hal ini, tetapi kecepatan membaca data tidak kalah pentingnya bagi kami. Apalagi di pagi hari, ketika sekitar seratus karyawan datang pada waktu yang bersamaan, tidak mungkin berada di depan pemindai lebih dari dua detik.
Masukkan sidik jari ke dalam sistem bukan hanya satu jari, tetapi dua. Jadi, untuk setiap karyawan kami telah menyimpan sidik jari telunjuk dan kelingking, yang paling tidak rentan terhadap cedera.
Kedatangan dan keberangkatan karyawan: pengalaman dalam memecahkan masalah yang tertunda
Rita Nim, Kepala Departemen SDM IP Kazakov A.V., Lukhovitsy, wilayah Moskow
Kami memiliki enam toko di kota. Jumlah tenaga penjualan tetap adalah delapan orang, dua di antaranya merupakan pengganti jika sakit, liburan, atau keadaan yang tidak terduga. Hal ini, di satu sisi, membuat pekerjaan lebih mudah, karena lebih mudah mengendalikan staf dalam jumlah kecil. Namun sebaliknya, dalam tim yang besar biasanya terdapat pegawai khusus yang memantau kedisiplinan. Dalam kasus kami, hal ini tidak mungkin dilakukan, dan memasang sistem akuntansi apa pun sama sekali tidak menguntungkan.
Kami telah mengembangkan cara lain untuk mengontrol kedatangan dan keberangkatan karyawan. Untuk setiap toko, saya memilih karyawan yang tinggal di area yang sama dan dapat segera mulai bekerja. Bagi sebagian besar, kami telah memperkenalkan upah per jam (sesuai dengan upah minimum untuk wilayah Moskow). Anda tentu saja dapat menetapkan jadwal kerja 2/2 atau 7/7, namun dengan cara ini kami akan meningkatkan jumlah staf, yang mana perusahaan memerlukan biaya tertentu. Karena itu, kami menetapkan biaya untuk setiap jam. Oleh karena itu, penting bagi karyawan untuk bekerja secara teratur sesuai waktu yang dibayar.
Penjual datang bekerja pada jam delapan dan membuka toko sendiri. Saya menelepon semua orang dan memeriksa apakah mereka sudah masuk kerja. Dan di penghujung hari kerja, sekitar jam lima sore, saya menelepon lagi semua orang dan menanyakan jumlah pendapatannya. Pada akhir setiap bulan, perusahaan membuat lembar waktu, yang menunjukkan berapa hari dan jam kerja setiap orang, serta jumlah pendapatan - penjual menerima satu persen darinya.
Tugas meningkatkan disiplin kerja dan produktivitas tenaga kerja relevan bagi sebagian besar perusahaan dan organisasi.
Perusahaan mana pun ingin membayar karyawannya atas waktu kerja yang sebenarnya, dan bukan atas keterlambatan, ketidakhadiran yang tidak sah, dan pulang kerja lebih awal.
Pencatatan waktu kerja, pada umumnya, diatur berdasarkan pintu putar yang dipasang di pintu masuk perusahaan.
Jika tempat kerja karyawan cukup jauh dari pintu masuk, solusi optimal adalah dengan membangun terminal khusus baru untuk mencatat jam kerja dan memantau disiplin kerja PERCo-CR01 (LICON). Itu dipasang di tempat yang ditunjuk untuk kontrol dan terhubung ke jaringan komputer perusahaan (jaringan Ethernet).
LICON juga ideal bila perusahaan berukuran kecil (menempati beberapa ruangan di lantai) dan tidak memiliki pintu masuk yang dilengkapi pintu putar.
Terminal LICON memiliki dua pembaca kartu nirkontak internal untuk mencatat kedatangan dan keberangkatan karyawan. Tempat penyerahan kartu ditandai dengan piktogram. Karyawan menerima kartu akses nirsentuh, yang mereka tunjukkan di terminal LICON ketika datang dan pulang kerja.
Pada panel depan terminal terdapat layar LCD berwarna yang menampilkan waktu kedatangan/keberangkatan karyawan.
Terminal LICON memiliki memori non-volatile yang menyimpan data sekitar 5.000 karyawan dan daftar 125.000 acara (presentasi kartu). Ini dapat bekerja secara mandiri; komunikasi dengan pengontrol hanya diperlukan untuk mengunduh daftar acara untuk membuat laporan yang diperlukan dalam perangkat lunak.
Pengaruh implementasi
Pendaftaran otomatis kedatangan dan keberangkatan karyawan memungkinkan Anda melacak waktu kerja sebenarnya oleh karyawan, dan penerapan tindakan administratif yang tepat akan secara signifikan mengurangi hilangnya waktu kerja.
Tabel tersebut menunjukkan contoh penghitungan dampak ekonomi penerapan sistem pelacakan waktu kerja PERCo untuk sebuah organisasi dengan 100 karyawan yang bekerja 22 hari sebulan, 8 jam sehari.
Biaya satu set peralatan untuk mengatur pencatatan waktu kerja untuk perusahaan contoh adalah sekitar 26.400 rubel:
- 12.000 rubel - biaya satu terminal LICON
- 12.000 rubel - biaya paket perangkat lunak khusus yang melayani semua terminal LICON yang dipasang di perusahaan
- 2400 rubel - biaya pemasangan (20% dari biaya peralatan)
Perhitungan menunjukkan bahwa biaya pemasangan sistem terbayar dalam waktu kurang dari setengah bulan dan kemudian sistem mulai menghasilkan keuntungan. Selain itu, pencatatan waktu kerja karyawan yang akurat membuat pekerjaan perusahaan lebih transparan dan mudah dikelola.
Prinsip operasi
LICON dapat bekerja baik sebagai perangkat independen maupun sebagai bagian dari sistem kontrol akses PERCo-S-20.
Dalam kedua kasus tersebut, untuk mengontrol disiplin kerja dan pelacakan waktu kerja, digunakan perangkat lunak Dasar PERCo-SN01 dari sistem PERCo-S-20, serta modul perangkat lunak Laporan Disiplin PERCo-SM05 dan Pelacakan Waktu Kerja PERCo-SM07. Perangkat lunak ini, berdasarkan data yang diterima dari terminal LICON, menghasilkan laporan keterlambatan, ketidakhadiran, keberangkatan awal dan membuat lembar waktu.
Di layar LICON, sambil menunggu kartu disajikan, waktu saat ini dan arah “masuk” dan “keluar” ditampilkan. Dengan menggunakan perangkat lunak, Anda dapat mengubah arah masuk/keluar dan mengubah teks pesan di layar.
Saat kartu diberikan, fakta dan waktu kejadian, nama pemilik atau nomor kartu akan ditampilkan di layar LCD. Pelanggaran (keterlambatan, keberangkatan awal, kesalahan, misalnya, mencoba mendaftarkan “masuk” lagi alih-alih “keluar.”) disorot dalam warna dan disertai dengan sinyal suara. Jika seorang karyawan mencoba menunjukkan kartu untuk rekannya yang tidak hadir di terminal LICON di pintu masuk bengkel, tanpa menunjukkannya di pos pemeriksaan, pesan pelanggaran zona akan muncul di layar. LICON tidak mendaftarkan presentasi seperti itu jika diberikan aturan pengoperasian yang sesuai dengan menggunakan perangkat lunak.
Di pintu masuk kantor dipasang terminal PERCo-CR01 (LICON) untuk pencatatan jam kerja dan pemantauan disiplin kerja. Terhubung ke jaringan komputer perusahaan (jaringan Ethernet).
Modul perangkat lunak “Laporan Disiplin” diinstal pada komputer manajer, dan modul perangkat lunak “Akuntansi Waktu Kerja” diinstal pada komputer karyawan yang bertanggung jawab.
Karyawan menunjukkan kartu mereka ke terminal LICON ketika datang dan pulang kerja. Data waktu masuk/keluar disimpan dan ditransfer ke perangkat lunak. Pengoperasian komputer secara terus-menerus tidak diperlukan; semua kejadian tetap berada dalam memori terminal dan dapat ditransfer ke perangkat lunak di kemudian hari. Berdasarkan data kedatangan/keberangkatan, laporan pelanggaran disiplin kerja yang diperlukan dapat diperoleh, dan lembar waktu bagi karyawan dapat dibuat. Laporan dapat dibuat di komputer mana pun dengan perangkat lunak yang diinstal.
Contoh penerapan di perusahaan menengah
Sebuah perusahaan dengan lebih dari 100 karyawan biasanya menempati satu atau beberapa lantai di sebuah pusat bisnis. Kebanyakan perusahaan memiliki lebih dari satu pintu masuk ke wilayah tersebut. Terminal LICON dipasang di setiap pintu masuk.
Terminal LICON terhubung ke jaringan Ethernet. Modul perangkat lunak “Laporan Disiplin” diinstal pada komputer manajer, dan modul perangkat lunak “Akuntansi Waktu Kerja” diinstal pada komputer karyawan yang bertanggung jawab.
Karyawan menunjukkan kartu mereka ke terminal LICON ketika datang dan pulang kerja. Data waktu masuk/keluar disimpan dan ditransfer ke perangkat lunak.
Berdasarkan data kedatangan/keberangkatan, laporan pelanggaran disiplin kerja yang diperlukan dapat diperoleh, dan lembar waktu bagi karyawan dapat dibuat.
Laporan dapat dibuat di komputer mana pun dengan perangkat lunak yang diinstal. Jika perlu, Anda dapat membedakan hak akses pengguna, dan setiap manajer akan membuat laporan hanya untuk departemennya.
Contoh penerapan di perusahaan besar
Di pintu masuk perusahaan industri, biasanya, pintu putar dipasang, yang dapat digunakan tidak hanya untuk mengontrol akses ke perusahaan, tetapi juga untuk mencatat jam kerja.
Hampir selalu tempat kerja di bengkel terletak jauh dari pintu masuk, selain itu pekerja membutuhkan waktu untuk berganti pakaian. Oleh karena itu, disarankan untuk mempertimbangkan kedatangan di tempat kerja sebagai awal/akhir waktu kerja, dan tidak melewati pos pemeriksaan. Terminal PERCo-CR01 (LICON) dipasang di bengkel dan terhubung ke jaringan Ethernet. Perangkat lunak ini diinstal pada PC manajer dan karyawan yang bertanggung jawab.
Karyawan, datang dan pulang kerja, menunjukkan kartunya terlebih dahulu di pos pemeriksaan, dan kemudian di pintu masuk bengkel di terminal LICON. Saat pulang kerja, karyawan menunjukkan kartunya ke terminal dan kemudian di pos pemeriksaan. Jika urutannya dilanggar, informasi kesalahan ditampilkan pada layar LCD terminal, memperingatkan tentang pelanggaran zonasi. Data waktu masuk/keluar disimpan dan ditransfer ke perangkat lunak, yang atas dasar itu waktu kerja karyawan akan diperhitungkan dan laporan pelanggaran disiplin kerja akan dibuat.
Perusahaan Legis dengan bangga menawarkan kepada Anda sistem biometrik yang nyaman dan modern untuk mencatat jam kerja karyawan. Kami menggunakan identifikasi menggunakan pembaca sidik jari, yang memungkinkan kami menentukan waktu kedatangan dan keberangkatan (biotime atau kontrol waktu) setiap karyawan dengan andal. Manfaatkan tawaran untuk membeli sistem kontrol akses (ACS, ACS) dengan harga yang kompetitif, dan Anda tidak perlu lagi menghitung jam kerja secara manual.
Sistem waktu dan kehadiran elektronik akan melakukan hal ini dengan cepat dan akurat untuk Anda. Metode pengendalian ini akan memberi Anda keyakinan bahwa Anda hanya membayar upah untuk jam kerja yang sebenarnya. Selain itu, pencatatan biometrik jam kerja karyawan akan mengurangi beban akuntansi dan, jika perlu, mengurangi jumlah pekerja dan personel di kantor, toko, gudang, dan fasilitas lainnya.
Secara keseluruhan, sistem kontrol akses sidik jari Timesheet Elektronik kami ideal untuk fasilitas apa pun dengan jumlah karyawan yang banyak, lokasi terpencil, serta logika waktu dan kehadiran yang rumit. Perangkat ini memindai sidik jari dan mengidentifikasinya berdasarkan semua parameter yang diaktifkan di sistem.
BERBEDA DENGAN KONTROLER BIOMETRIK LAINNYA (RFID, Anviz), BERDASARKAN PEMINDAIAN DAN PEMBACAAN OPTIK, SISTEM AKSES SIDIK JARI KAMI TIDAK HANYA DAPAT MENGHITUNG JAM KERJA, TETAPI JUGA MENGHITUNG UPAH YANG DIPERHATIKAN, CONTOH, CUTI TERLAMBAT ATAU AWAL.
yakinlah
Kontrol menggunakan pembaca sidik jari biometrik dapat diandalkan, stabil, dan mudah digunakan. Sistem pelacakan waktu sidik jari kami telah berhasil diuji di perusahaan besar (lebih dari 1000 karyawan) di Moskow, St. Petersburg, dan Krasnodar. Berdasarkan hasil percobaan ini, terlihat jelas bahwa kemungkinan kesalahan identifikasi saat menggunakan pembaca biometrik kurang dari 0,01%.
Menyimpan
Praktik penggunaan terminal pelacakan waktu biometrik oleh klien kami telah menunjukkan penghematan sebesar 3%-5% dari gaji setiap bulan karena kontrol objektif.
Mengotomatisasikan
Kami menerapkan sistem kontrol akses sidik jari biometrik sesuai dengan kebutuhan dan keinginan Anda. Semua elemen kompatibel dengan peralatan lain, sehingga mengurangi jumlah tenaga kerja manual.
Selain itu, spesialis menyinkronkan pengoperasian perangkat waktu dan kehadiran menggunakan sidik jari dengan sistem informasi lain, misalnya 1C.
Sistem kontrol waktu kerja biometrik kami bekerja secara real time. Anda dapat mengontrol kehadiran karyawan di lokasi kapan saja. Spesialis Legis Group juga dapat mengatur terminal waktu dan kehadiran sidik jari untuk mengirimkan laporan
dengan frekuensi apa pun.
Tingkatkan kualitas kerja Anda
Pencatatan jam kerja secara otomatis menggunakan sidik jari berfungsi sebagai jaminan bahwa jumlah karyawan yang dibutuhkan akan selalu berada di lokasi. Indikator ini memungkinkan tim untuk melakukan pekerjaannya secara efisien.
Keunggulan unik kami
Kami menawarkan layanan waktu dan kehadiran biometrik yang komprehensif, bukan hanya perangkat keras atau perangkat lunak. Artinya, perusahaan menanggung segala kesulitan implementasi, pemeliharaan, dan pengendalian sistem.
Kami memiliki pengalaman sukses dalam menerapkan sistem pelacakan waktu karyawan berbasis sidik jari di perusahaan besar dengan lebih dari 100 lokasi terpencil dan dalam produksi industri.
Sistem waktu dan kehadiran biometrik kami dikembangkan oleh tim pemrogram kami sendiri dan oleh karena itu dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan individu setiap pelanggan yang membeli peralatan dan mengelolanya.
Bagaimana itu bekerja
Setiap karyawan harus menyerahkan referensi sidik jari, yang akan dimasukkan ke dalam database pembaca biometrik internal dan/atau luar ruangan. Kesesuaian antara identitas pegawai dan sidik jarinya perlu dipantau. Oleh karena itu, sebaiknya prosedur seperti itu dilakukan di departemen personalia atau dari jarak jauh, tetapi oleh orang yang dipercaya. Daftar karyawan dapat diimpor dari 1C menggunakan USB flash drive atau kartu memori biasa.
Setiap fasilitas dilengkapi dengan software dan pemindai sidik jari khusus untuk pencatatan jam kerja (pemindai tersebut kami sediakan secara gratis, namun tetap menjadi hak milik Legis).
Setiap hari, saat mulai bekerja, karyawan diidentifikasi melalui pembaca jari biometrik. Faktor-faktor berikut mungkin dipertimbangkan dalam prosedur ini:
- Posisi apa yang diambil karyawan tersebut? Misalnya, seorang kasir mungkin menjadi penjaga toko pada hari itu.
- Pada saat kedatangan/keberangkatan, keluar untuk istirahat dan kembali dari istirahat dilakukan.
- Apakah jumlah pegawai pada setiap posisi memenuhi batasan kepegawaian?
Data dari pemindai waktu dan kehadiran biometrik dikirimkan ke node pusat. Hal ini memungkinkan untuk memantau secara real time kehadiran karyawan di tempat kerja, penempatan staf di semua posisi dan keterlambatan. Selain itu, sistem kontrol akses sidik jari memungkinkan Anda mengatur pemberitahuan email atau SMS kepada orang yang bertanggung jawab tentang situasi darurat apa pun.
Ketika seorang karyawan meninggalkan tempat kerja pada penghujung hari, sistem pelacakan waktu biometrik karyawan menghitung berapa jam dia bekerja dan berapa banyak dia dibayar untuk itu.
Kapan saja, sistem pelacakan waktu sidik jari memungkinkan spesialis yang bertanggung jawab untuk melihat laporan seperti Timesheets dan laporan elektronik serupa.
Pada akhir bulan, lembar waktu kerja yang dibuat oleh aplikasi khusus berdasarkan data pengendalian waktu kerja menggunakan sidik jari, disertifikasi oleh manajemen. Selain itu, dokumen elektronik ini secara otomatis masuk ke bagian akuntansi (aplikasi khusus atau langsung ke 1C).
Di mana pekerjaannya dimulai?
Melakukan negosiasi dengan pelanggan
Kami memperjelas semua persyaratan dan aturan bisnis yang mana sistem biometrik sidik jari akan lebih dioptimalkan. Secara khusus, kita berbicara tentang prosedur untuk bekerja di setiap fasilitas (apakah mungkin untuk memasuki posisi yang berbeda, bagaimana keterlambatan atau keberangkatan awal diperhitungkan, bagaimana istirahat diperhitungkan, dll.), metode penghitungan upah (jika sistem kami akan menghitungnya), serta kebutuhan untuk menyusun berbagai laporan dan mengirimkan pemberitahuan.
Pembuatan produk perangkat lunak
Berdasarkan persyaratan yang diterima dari pelanggan, spesialis kami membuat produk perangkat lunak. Dalam sistem yang dikembangkan untuk memantau jam kerja menggunakan sidik jari, hanya laporan dan pemberitahuan yang menarik bagi pelanggan yang diperhitungkan, dan semua aturan bisnis dicatat dalam algoritma.
Implementasi sistem di lokasi pengujian
Awalnya, sistem pencatatan waktu kerja biometrik baru diterapkan hanya di beberapa lokasi pengujian (2-4 lokasi) dalam jangka waktu 1-2 bulan. Selama periode ini, pakar kami mengidentifikasi dan memperhitungkan semua poin yang mungkin terlewatkan saat menjelaskan aturan bisnis.
Memulai sistem pada semua objek yang tersisa
Setelah pengujian berhasil diselesaikan, sistem pembaca sidik jari biometrik yang telah di-debug dan dikonfigurasi secara optimal, yang harganya ditentukan secara pribadi sesuai dengan daftar harga, diluncurkan oleh karyawan Legis Group di semua lokasi pelanggan lainnya.
Perhitungan pengembalian
Praktik penggunaan sistem pencatatan waktu kerja biometrik kami di St. Petersburg, Moskow, Krasnodar, wilayah Moskow dan Leningrad, serta di Wilayah Krasnodar memberikan hasil sebagai berikut:
- Untuk 150 objek, dalam praktiknya, dimungkinkan untuk menurunkan dua tarif akuntan.
- Kualitas pelayanan terhadap pelanggan Anda diharapkan semakin meningkat.
- Dana gaji:
Penghematan lebih dari 1% gaji (rata-rata 3%). Jika gaji satu karyawan adalah 20 ribu rubel, maka penghematannya akan menjadi 200 rubel untuk setiap karyawan (rata-rata 600 rubel). Dalam hal ini, untuk 1000 karyawan (100 objek masing-masing 10 orang), penghematannya akan berkisar antara 200 ribu rubel hingga 600 ribu rubel per bulan.
Cara lain untuk menghitung
Jika setiap karyawan terlambat 5-10 menit setiap dua hari sekali (situasi yang sangat nyata), maka dalam sebulan ternyata:
22 hari kerja x 5 menit = 110 menit, dengan tarif 164 jam, dengan tarif 150 rubel per jam:
menghemat 275 rubel per bulan.
Mari kita pertimbangkan gaji 20 ribu rubel per bulan.
Pemantauan jam kerja hanya mungkin dilakukan jika Anda mengatur catatan kedatangan dan keberangkatan karyawan secara akurat. Kontrol tersebut dapat diatur menggunakan log, kartu atau sidik jari.
Saat berangkat dan tiba, karyawan harus menunjukkan ID-nya ke alat pembaca, yang akan mencatat waktu dan nama karyawan. Sistem akuntansi seperti itu akan memungkinkan Anda mencatat semua pergerakan karyawan, ketidakhadiran, keterlambatan, dan keberangkatan awal.
Dalam sistem akuntansi otomatis, Anda dapat mencatat cuti sakit dan ketidakhadiran, lalu menerima data dengan kedalaman pengambilan sampel apa pun: per bulan, per tahun, atau untuk jangka waktu berapa pun.
Catatan kertas atau sistem kartu memungkinkan Anda melacak kedatangan dan catatan karyawan, namun tidak dapat memastikan bahwa orang tersebut telah melewati pos pemeriksaan. Kartu bisa dipindahtangankan, karyawan bisa menandai beberapa kartu sekaligus, dan memalsukan tanda tangan sama sekali tidak menjadi masalah. Sistem biometrik tidak memiliki kelemahan ini.
Anda hanya perlu meletakkan jari Anda pada pemindai, dan sebuah catatan muncul di database dengan fakta bahwa karyawan tersebut telah ditandai. Pada saat yang sama, diketahui secara pasti bahwa inilah karyawan yang melapor masuk. Bagaimanapun, sidik jari tidak dapat ditransfer atau ditandai untuk orang lain.
Mencatat kedatangan dan keberangkatan pegawai
Menurut sistem otomatis, akuntan (pencatat waktu atau akuntan) dapat menghitung upah dan memperhitungkan jam kerja atau shift. Dalam hal ini, dimungkinkan untuk menggunakan laporan yang tertanam dalam sistem dan menghasilkan beberapa laporan lain berdasarkan data sistem.
Kehadiran akuntansi kedatangan dan keberangkatan yang lengkap oleh manajemen akan membantu menjaga disiplin dalam organisasi pada tingkat yang tepat, yang pada gilirannya secara langsung mempengaruhi komponen ekonomi dari kegiatan tersebut. Dengan menggunakan akuntansi pendapatan otomatis, manajemen memiliki kemampuan untuk mempengaruhi staf dengan cepat, dengan menghabiskan waktu yang minimal.
Kami menawarkan sistem waktu dan kehadiran sidik jari yang sederhana dan bebas perawatan. Sistem kami akan membantu Anda dalam waktu sesingkat mungkin untuk mulai memperhitungkan semua keterlambatan dan ketidakhadiran serta tidak mengeluarkan uang ekstra untuk pemasangan dan pemeliharaan.
